CÓMO EL COACHING TE AYUDA EN LA GESTIÓN DEL TIEMPO.

CÓMO EL COACHING TE AYUDA EN LA GESTIÓN DEL TIEMPO.

El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene aunque a veces no te des ni cuenta. El tiempo es uno de los bienes más valiosos que tenemos.

Pasamos la mayor parte de nuestro tiempo dedicados a muchos problemas relativamente secundarios en lugar de concentrarnos en nuestros verdaderos objetivos, que son lo verdaderamente importante. Por medio del coaching sistémico para equipos y el coaching ejecutivo puedes conseguir gestionar el tiempo de manera productiva para sacarle el máximo partido posible y emplearlo en lo que realmente importa.

Cuando te enfocas en un problema buscando rápidamente una solución, te diría que ese problema y el tiempo están muy bien gestionados. Sin embargo, si a lo que te dedicas es a darle vueltas, pensar en él y preocuparte, gastarás toda tu energía sin llegar a una solución. En este caso, visto desde el coaching, el tiempo lo estás perdiendo, tanto si hablamos a nivel de equipo como a nivel individual.

Como coach y basándome en estudios realizados, el tiempo, a nivel profesional se gasta de la siguiente manera:

El 20% de la entrevista o reunión proporciona el 80% de las conclusiones.

El 20% del trabajo de mesa posibilita el 80% del éxito en el trabajo total.

El 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de los resultados.

El resto suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones, etc.

Increíble, ¿verdad?

Estas estadísticas pueden aplicarse para saber lo que da resultado en la empresa y para decidir correctamente qué hacer con el objetivo, focalizándonos en las tareas de mayor rentabilidad.

La mayor parte del tiempo y de la energía se malgastan porque faltan objetivos, planificación, prioridades, visiones de conjunto, planes de acción efectivos y falta de comunicación tanto con el resto del equipo como contigo mismo.

¿TE IDENTIFICAS?

¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO DESDE EL COACHING?

Una buena gestión del tiempo te ayudará a:

  • Obtener una mejor visión de las acciones y prioridades.
  • Que tengas más tiempo libre para la creatividad.
  • A reducir y evitar el estrés puesto que estarás más organizado.
  • Tener más tiempo libre en general.
  • Alcanzar sistemáticamente los objetivos propuestos y por tanto los resultados deseados.

La óptima gestión del tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus empleados y equipos, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización.

Los “ladrones del tiempo” son:

  • las interrupciones,
  • el mal uso del teléfono,
  • reuniones no previstas,
  • dejar las cosas para después,
  • desorden y burocracia,
  • comunicación ineficaz,
  • el mal uso del correo electrónico,
  • la escasa disciplina personal.
LADRÓN DEL TIEMPO…¿DÓNDE ESTÁS?

Así, gestión del tiempo es cualquier método para controlar dicho tiempo de la forma más eficiente posible. Si estableces un método de control del tiempo en el quehacer de cada día, aprenderás a identificar y eliminar los factores que te hacen perderlo y desarrollar el control del tiempo con eficacia.

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA GESTIONAR BIEN EL TIEMPO DESDE LA VISIÓN DEL COACHING.

  • Planificar por adelantado tu día o las tareas a realizar. No dejarte llevar simplemente por lo que vaya surgiendo, sino tener un esquema específico de lo que te planteas realizar durante esa jornada.
  • Importantísimo. Hacer y seguir una lista de prioridades: tareas importantes y urgentes, tareas importantes, tareas urgentes y tareas menos relevantes. Por ese orden y teniendo en cuenta tus objetivos y cómo se alinean con los de la organización.
  • Agrupar las tareas según las capacidades requeridas. Desarrolla una planificación en función de tus aptitudes y las vas englobando, dejándote para el final lo que menos te cueste.
  • Programar actividades de descanso. El descanso es tan importante como el tiempo de realización de una actividad. Nuestra atención tiene un límite de tiempo y aunque nos exijamos más, es mejor que te tomes ese descanso, incluso como una recompensa.
  • Prometer menos y cumplir más. (Tal cual, no puedo añadirte más). Seguro que en esto te sientes muy identificado. Nos pasa a todos. No lo dejes para mañana. Eso es procrastinar y nos hace perder mucho tiempo y energía.
  • Hacer un seguimiento de los procesos. Mide tus progresos, tus avances hacia tus objetivos y resultados. Todo aquello que no se mide, no existe.
  • Delegar todo lo que se pueda. ¿Sabes delegar? En un proceso de coaching aprendes que no todo lo tienes que hacer tú. Es más, no es productivo ni para ti ni para el resto del equipo o la organización. Delegar además fomenta la implicación y el compromiso de todo un equipo de trabajo.
  • Establecer parámetros para decir “no”. Saber decir que no, cuando quieres decir que no o no llegas.
  • Tener en cuenta la curva del rendimiento. Siempre tienes que tener en cuenta esta curva. No en todo momento el rendimiento es el mismo y no siempre en los mismos días. Aprovecha tu máximo rendimiento para actividades que requieran mayor atención e implicación por tu parte.

GESTIÓN DEL TIEMPO PERSONAL

Y claro, tan importante es tu tiempo laboral con tus responsabilidades como tu tiempo libre, el tiempo dedicado a lo que quieres hacer, a ti mismo.

Como coach, te doy los siguientes puntos:

  1. Decide un objetivo al día.

 Márcate un objetivo al día y consíguelo. Empecemos con algo facilito, solo un objetivo al día. cuando te levantes de la cama piensa, ¿Cual va a ser el objetivo del día? Quizá sea uno fácil y sencillito y en media hora lo hayas terminado, ¡mejor! ¡ya lo tienes hecho!

Con este método conseguirás 365 objetivos al año (ojo, eh… 365…), que a lo largo de un año son muchos objetivos. Puede también ser un mini-objetivo agrupado en un objetivo mayor que no se pueda conseguir en un día, también es una buena idea.

Normalmente, las personas empiezan el día con el móvil o el ordenador y empiezan a dedicarse a hacer objetivos para otros, tales como, contestar emails, llamadas, recibir clientes o ayudar a compañeros o tareas del jefe. Finalizan los días y no he conseguido ni el objetivo marcado de media hora impuesto al levantarte.

  • Márcate un compromiso global.

 Las motivaciones vienen y van, hay días en los que te levantas y solo te apetece volver a la cama. Día sin motivación y sin ganas de nada. Cuando ocurren este tipo de escenarios es bueno tener un compromiso global contigo mismo. Siempre ayuda. Y en este sentido no hay un compromiso bueno o malo o mejor o peor. Es TU compromiso. El tuyo contigo mismo.

El compromiso general hace que las tareas pesadas y poco motivacionales te marquen un camino distinto.

Por ejemplo, tengo que hacer esta tarea, no me apetece, aún así, si me la quito de en medio estaré un paso más cerca de mi compromiso general. ¡Cuanto antes me la quite mejor! ¿No crees?

  • Aprende a decir NO también en tu ámbito personal.

Existen personas que les cuesta mucho decir no a planes o tareas. El día es muy largo y llegará todo tipo de gente, oportunidades e invitaciones. La gente productiva sabe decir «No» cuando realmente lo necesita.

Pensarás que decir no parece de gente poco agradable, pero si entrenas el decir no de una forma asertiva, proponiendo otra alternativa o dando el razonamiento oportuno a nadie le debería molestar.

Del tipo, «ahora estoy terminando esto que estoy haciendo, déjame acabarlo y en cuanto acabe te echo una mano en lo que necesitas»

Los compromisos sociales siempre estarán ahí media hora después de acabar con tu objetivo diario o después de eso que tanto te apetecía o  que necesitabas acabar hoy. Aprender a decir no eleva tu productividad tanto a nivel social como profesional.

Cualquier actividad que hagas se puede expandir hasta el límite que tú le pongas. Muchas veces no te ha ocurrido haciendo el típico trabajo de colegio o universidad que nunca lo tenías perfecto para entregar. Y otras también te ha ocurrido que lo tienes que entregar mañana y lo haces de un día para otro.

Al final, el tiempo que le proporcionas no tiene que ser tan radical pero buscar un término medio sabiendo cuanto tienes que dedicar por tarea, sería ideal.

  • Disminuye tu televisión.

 Está demostrado que la televisión es una de las actividades que más energía nos quita. La media de horas de televisión por persona es muy alta, por lo que nos roba tiempo y nos aporta muy poco. De hecho, hay estudios que dicen que la televisión puede ser una adicción como la cafeína o el juego. Siempre que acabas de ver la televisión te acuestas cansado, sin embargo, otras veces que lees un libro te revitaliza y te dan ganas de hacer cosas, marca que cosas o que personas te roban energía. Ten por seguro, que la televisión no aporta.

  • Encuentra a tus enemigos del tiempo.

 Simplemente estúdiate, a lo mejor tienes que buscar a tus enemigos del tiempo. Mira ver en qué pierdes más horas y porque, te dejo aquí algunas posibilidades:

  • No planificarte en tus relaciones y actividades sociales.
  • Confundir tus prioridades.
  • La impuntualidad.
  • La falta de concentración en la tarea que estás haciendo. Estar a más de una cosa duplica el tiempo que tardas en finalizarla y te gasta mucha energía.
  • El excesivo perfeccionismo. La autoexigencia que tanto nos distorsiona. Estudia cualquier día de tu vida y mira en qué tiempo has hecho cada tarea. Esta actividad te dará una idea aproximada de cuáles son las cosas que más tiempo te llevan y que quizá no querías haberle dedicado tanto.
  • Haz las cosas al instante. Siempre que te sea posible. Posponer todo suele ser mala idea. A veces, intentar resolver problemas rápido ahorra tiempo. Quítate de problemas, no llenes tu bandeja de papeles de tareas. Llama resuelve la operación y a otra cosa mariposa. Si pospones que sea con inteligencia, ya sea, porque quieres delegar, porque serás más eficiente en otro horario o porque básicamente no tienes las herramientas adecuadas ahora. Sinceramente, quitarte tres tareas rápidas en una hora por no posponerlas hará que te sientas más feliz por tu productividad.
  • Divide tu área de influencia de tu área de preocupación. Diferenciar el área de influencia del área de interés es una herramienta muy poderosa que utilizamos en coaching. La toma de decisiones que has creado y la relevancia que tienes a tu alrededor sobre un tema hace que sea tu área de influencia.

Pon el foco en tu área de influencia para hacer más grande el círculo. Si algún día quieres tener peso en tu área de interés simplemente tendrás que hacer más grande el círculo del área de influencia hasta que coja al área de interés.

Espero que estos consejos a modo de píldora te hayan servido de utilidad para la gestión del tiempo personal. Si te han parecido interesantes, pasamos ahora a la gestión del tiempo en el trabajo.

GESTIÓN DEL TIEMPO EN EL TRABAJO

Para mejorar la gestión del tiempo en la organización lo ideal es que primero quede enmarcada en grupos etiquetados de tiempo. Quiero que pienses cuánto le dedicas a cada cosa, si tu gestión es óptima y en el caso de no serlo, cómo la cambiarías.

Desde el coaching ejecutivo y sistémico, existen tres maneras de ocupar el tiempo de tu trabajo:

  1. Enfocando tus tareas al pasado. Si te ocupas del pasado, estarás en forma de análisis. Estudiarás tus gráficos, tus excel, contabilidad y todo lo que tiene que ver con esa rama.
  • Enfocando tus tareas al presente. Si te ocupas del presente estarás en plan de gestión, ir al banco, atender el teléfono, colocar papeles, administrar tareas y más.
  • Enfocando tus tareas al futuro. Marcar sistemas, pensar nuevas fuentes de ingreso, realizar acciones que intervengan en mejorar…

Para marcar una buena gestión del tiempo en el trabajo es imprescindible comprender en qué fase estas a cada momento para intentar maximizar tu tiempo a la hora de lograr tus objetivos empresariales.

Ahora, existen a grandes rasgos otras cuatro formas de dedicarle el tiempo al trabajo, siempre y cuando no tengas un trabajo mecánico o ya preestablecido:

En cualquier caso, planificar acciones con mucha frecuencia es una de las claves del éxito.

Necesitas ponerte un plan de acción en tu vida laboral para que funcione tu jornada y ser eficaz con tu tiempo, siempre dentro de la lógica.

Delegar es una forma de obtener tiempo para dedicarlo a algo no más importante pero sí, que solo puedas hacer tú. Debes construir una estrategia o sistema de delegación para liberalizar tu carga.

Estos son algunos de los consejos y puntualizaciones que te transmito y espero que te sirvan.

Con un proceso de coaching puedes a nivel personal y profesional aprender y habituarte a todo ello y mediante diferentes dinámicas y herramientas, interiorizarlo como hábitos que te ayudarán a valorar más tu tiempo, a gestionarlo mejor y a estar menos estresado. En definitiva, más feliz.

Ya sabes, si te ha gustado y quieres aprenderlo, contacta a través de la web o bien dejando un comentario.

Como siempre, gracias por leerme, gracias por seguirme.

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