EL COACHING COMO HERRAMIENTA PARA FOMENTAR LA COMUNICACIÓN EN EL EQUIPO.

EL COACHING COMO HERRAMIENTA PARA FOMENTAR LA COMUNICACIÓN EN EL EQUIPO.

Lo primero que quiero explicarte es qué es la comunicación en un equipo de trabajo:

Con comunicación en el equipo me refiero a cualquier tipo de comunicación que uses relacionada con el trabajo diario y entre cualquiera de los miembros del equipo. Por ejemplo, hablar acerca de las tareas individuales o de los objetivos colectivos, compartir novedades sobre los proyectos o dar nuestra opinión a líderes o compañeros.

Saber cómo comunicarse en el trabajo es clave para lograr una implicación efectiva, porque si no te puedes comunicar con claridad, te arriesgas a no tener una comunicación efectiva, a crear confusión o, incluso, a herir los sentimientos de algún miembro del equipo sin haber tenido esa intención.

La comunicación dentro del equipo se puede producir cara a cara, por escrito (un mail), a través de una plataforma de videoconferencia o en una reunión grupal. También se pueden dar en tiempo real o de manera asincrónica, algo que sucede cuando te comunicas por trabajo con un video grabado o en una plataforma como una herramienta de gestión. A continuación, te menciono algunos ejemplos de comunicación dentro del equipo:

  • Reuniones de equipo
  • Sesiones individuales de evaluación
  • Recepción de información
  • Comunicaciones acerca del estado o progreso de un proyecto
  • Colaboración con tareas de otros departamentos
  • Comunicaciones no verbales

ELEMENTOS LA DE BUENA COMUNICACIÓN.

Ahora que sabes qué tipo de comunicaciones se pueden incluir, ¿cómo podrías empezar a mejorarlo? Existen principios en la comunicación que se pueden aplicar independientemente del tipo de comunicación y para conseguir una comunicación efectiva.

  • CLARIDAD. Más allá del tipo de comunicación que sea, la redacción de un email o de dar alguna respuesta sobre la marcha o una reunión, comunica tu mensaje con claridad y dirección.
  • RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS, NO CREARLOS. El motivo por el que te comuniques será para resolver un problema o incentivar la colaboración efectiva en un proyecto o tarea. La buena comunicación en el trabajo puede resolver obstáculos o puede tratarse de dar una opinión. Asegúrate de que el objetivo siempre sea mejorar la situación actual.
  • EN AMBAS DIRECCIONES: Cada situación comunicativa en el trabajo es un intercambio de información, incluso aunque la persona solamente se comunique de manera no verbal. Al ser un intercambio de información, va en ambas direcciones y esto hay que tenerlo siempre presente.

LOS BENEFICIOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA DESDE EL COACHING

Con comunicación efectiva en el equipo de trabajo conseguirás lo siguiente:

  • Estimular la participación y el sentido de pertenencia de los empleados
  • Incentivar la aceptación y el respaldo del equipo
  • Aumentar la productividad
  • Construir una cultura corporativa saludable
  • Mejorar el ambiente laboral
  • Fomentar la implicación en el equipo
  • Mejorar la motivación de los miembros
  • Desarrollar sentimiento de pertenencia al equipo
  • Reducir los conflictos
  • Aumentar la retención

7 CONSEJOS PARA LA COMUNICACIÓN EFECTIVA EN EL TRABAJO DESDE LA VISIÓN DEL COACHING.

La comunicación efectiva en el equipo de trabajo se resume en dónde, cómo y cuándo uno se comunica.

Prueba estos consejos para ser un buen comunicador:

1. HAS DE SABER DÓNDE COMUNICARTE Y SOBRE QUE TEMAS:

La comunicación se produce de diversas maneras, cara a cara, por email, mediante mensajes instantáneos y en plataformas para gestión del trabajo. Para lograr la mayor efectividad posible, asegúrate de seguir las instrucciones sobre cómo comunicarte y de enviar mensajes sobre lo que corresponde en cada lugar y momento.

Si sabes dónde comunicarte, ya tienes la mitad del camino hecho. La empresa puede tener muchas herramientas diferentes para las comunicaciones, lo cual puede que sea difícil saber qué herramienta es la más apropiada para alguna pregunta o comentario en particular. ¿Necesitas comunicarte en tiempo real o está bien si envías un mensaje asincrónico? Si no estás seguro, pregúntale a algún miembro del equipo o gerente dónde deberías enviar los diferentes tipos de mensajes. Es muy importante que todos estén alineados.

2. DESARROLLA HABILIDADES DE COLABORACIÓN Y COOPERACIÓN:

La colaboración y la cooperación son la base del trabajo efectivo en equipo. A fin de desarrollar habilidades sólidas para la colaboración en equipo, debes poner en práctica las comunicaciones abiertas y honestas. Esto no quiere decir necesariamente que siempre debes estar de acuerdo con todo. Saber cómo no estar de acuerdo y trabajar para resolver esas diferencias también es una parte importante de la colaboración.

Puedes generar buena colaboración si te comunicas de manera efectiva, pero saber cómo colaborar es un componente clave de las comunicaciones sólidas. Es definitiva, solamente significa que deberás practicar para mejorar tanto las habilidades para la colaboración como las de comunicación a lo largo del tiempo. A medida que la colaboración del equipo mejore, será más fácil transmitir cualquier opinión en el ambiente laboral. Como resultado de esas comunicaciones honestas, la colaboración y cooperación se dará con mayor fluidez.

3. HABLA CARA A CARA SIEMPRE QUE PUEDAS:

Una de las maneras más usadas y efectivas para evitar los malentendidos en las comunicaciones es hablar cara a cara. Si tu equipo trabaja de forma virtual, habla por videoconferencia, también funciona. La comunicación cara a cara es particularmente importante si sabes que una conversación va a ser dura. Puede ser muy difícil comunicar el tono por medio de la escritura. Lo ideal sería que la otra persona viera tus expresiones faciales y el lenguaje corporal.

Si tu equipo trabaja de forma remota o descentralizada, también podría resultar mejor una comunicación por teléfono en vez de una por videoconferencia. El cansancio y la fatiga de las videoconferencias es real y puede hacer que la colaboración y las comunicaciones se vuelvan particularmente difíciles para los equipos remotos. Comunicarse por teléfono reduce algunas de las tensiones visuales y, a la vez, permite escuchar la voz y el tono del otro miembro del equipo.

4. LENGUAJE CORPORAL Y TONO DE VOZ:

En la comunicación no se trata solamente de lo que dices, sino también, de cómo lo dices. Fíjate de no estar con los brazos cruzados o de no mostrar desinterés. Muchas veces, el lenguaje corporal no tiene nada que ver con la situación actual; puedes estar cansado o estresado por algo que sucede en tu vida personal. Pero los miembros de tu equipo, quienes tal vez no conozcan el contexto, podrían ver tus reacciones y suponer que estás enojado o molesto por algo. Particularmente en el caso de las conversaciones más duras, intenta relajar el lenguaje corporal y las expresiones faciales para evitar transmitir cualquier señal no intencionada.

5. PRIORIZA LA COMUNICACIÓN DE IDA Y VUELTA:

Escuchar es tan importante como hablar en el caso de las comunicaciones en el trabajo. Parte de ser un miembro colaborativo del equipo tiene que ver con que escuchas las ideas de otras personas en vez de solamente tratar de imponer tu parecer.

Hay dos tipos comunes de escucha: escuchar para responder y escuchar para entender. Cuando escuchas para responder te centras en lo que dirás a continuación, en vez de escuchar lo que la otra persona dice. Con este tipo de escucha, corres el riesgo de pasar por alto información clave o incluso, de simplemente repetir lo que alguien más dijo.

En cambio, intenta entender; es decir, escuchar realmente lo que la otra persona tiene para decir sin pensar en lo que vas a responder. Si realmente piensas en algo que quieres decir, dilo de una vez para poder seguir escuchando y entender, en vez de tratar de recordar lo que quieres decir a continuación.

6. MANTENTE FIEL A LOS HECHOS, NO A LA FANTASÍA:

En este caso, los “hechos” son eventos que realmente sucedieron, algo con lo que todos dentro de una misma habitación estarían de acuerdo sin conflicto alguno. Una “fantasía”, por otra parte, es nuestra interpretación de una situación.

Por ejemplo, supongamos que tu gerente opina sobre tu trabajo durante una reunión de equipo pequeña delante de todos. Este es un hecho. No esperabas que hiciera ningún comentario al respecto y crees que habló en la reunión de equipo, en vez de reservarlo para la reunión individual de evaluación, porque mostraba cierta disconformidad con tu trabajo. Esto es “fantasía”, porque no tienes manera de saber si es cierto o no.

Las fantasías son inevitables, todos nos las creamos a partir de los hechos. Pero hay que tratar de separar la fantasía de los hechos y evitar actuar basados en fantasías hasta que se puedan comprobar. Por ejemplo, en este caso, tal vez sea conveniente hablar con tu gerente y preguntarle, durante la siguiente reunión individual de evaluación, por qué hizo esos comentarios en la reunión de equipo.

7. ASEGÚRATE DE HABLARLE A LA PERSONA CORRECTA:

Las comunicaciones efectivas en el trabajo tienen mucho que ver tanto con el interlocutor como con lo que dices. Las comunicaciones deficientes por lo general se producen cuando no le hablas a la persona correcta o intentas compartir información en un contexto que no es el adecuado.

Para evitarlo, asegúrate de que las personas correctas se encuentren en la sala o de que reciban el mensaje. Si no estás seguro de quiénes deberían ser, haz algo para identificar a los principales integrantes del proyecto que puedan faltar.

Y ahora, un regalito para el desarrollo de comunicación de liderazgo….

5 MANERAS PARA DESARROLLAR HABILIDADES COMUNICATIVAS DE LIDERAZGO.

Si eres líder, tienes el poder para definir y establecer las convenciones para las comunicaciones del equipo. Las comunicaciones sólidas pueden generar una cultura corporativa saludable, confianza entre los empleados y derribar barreras entre las estructuras aisladas de los distintos departamentos. A continuación, mostramos cómo se pueden lograr:

1. OCÚPATE DE LOS PROBLEMAS AUNQUE SEAN MÍNIMOS.

Antes de empezar a mejorar las habilidades comunicativas del equipo, asegúrate de que no haya problemas ocultos que impidan que alguien se comunique con total honestidad. ¿Todos se sienten cómodos como para hablar abiertamente? ¿Hay algo que pueda hacer que alguno de los miembros del equipo sienta que no puede mostrarse totalmente como es?

Una de las cosas más importantes que puedes hacer como líder es garantizar que los empleados se sientan cómodos mostrándose tal cual son (o lo más cercano posible a como quieren que los vean). Es decir, tal vez quieran expresar que no están de acuerdo con algo, hablar de lo que les gusta hacer fuera del trabajo o ser honestos acerca del tipo de comunicación que prefieren. Preocúpate por entender las necesidades de cada miembro del equipo y garantízales que estarán cubiertas en el ambiente laboral.

Contar con recursos tecnológicos para la colaboración y las comunicaciones es crucial para los equipos. Incluso lo es más ahora a causa de la COVID-19. Gracias a que nos preparamos desde el primer día con Asana y nuestras otras herramientas, empezamos con el pie derecho cuando pasamos a trabajar desde casa. No sufrimos ninguna alteración en nuestro flujo de trabajo ni en nuestros resultados.”

2. PIDE QUE LOS DEMAS EXPRESEN SUS COMENTARIOS

Si no les pides comentarios a los demás (dentro de tu estilo de comunicación), nunca los recibirás. A pesar de que las comunicaciones en el trabajo afectan la interacción con todos, es probable que los miembros del equipo no las consideren algo sobre lo que deban opinar. Si solicitas a tus empleados que aporten sus comentarios, como parte del estilo de comunicación establecido, puedes mejorar y desarrollar aún más estrategias de comunicación claras dentro del equipo.

3. COMPRENDE LOS ESTILOS DE COMUNICACIÓN DEL EQUIPO

Otra manera efectiva de comunicarte con el equipo es preguntándoles, justamente, cómo se quieren comunicar. Las preferencias sobre las comunicaciones no deberían ser un secreto, ni un juego de adivinanzas, tampoco tienes que saber de buenas a primeras si los miembros del equipo prefieren las videoconferencias o las llamadas telefónicas, las reuniones bien temprano a la mañana o a la tarde al final del día. Consultar puede servirte para crear un entorno en el que todos puedan prosperar libremente.

4. DEDICA TIEMPO A ROMPER EL HIELO. ESTO FORTALECE AL EQUIPO

Llegar a conocer bien al equipo es fundamental para saber cómo comunicarse. Es particularmente importante dedicar tiempo a que el equipo se conozca fuera del ámbito laboral. Las preguntas para romper el hielo pueden ser útiles para echar luz sobre algún elemento de la personalidad y aportan algo de diversión en las reuniones. Así que considera comenzar con una charla informal antes de sumergirte en la agenda de la reunión.

5. DEFINE TU TONO DE VOZ

Recuerda: la forma en que te comuniques y colabores afectará a todo el equipo. Depende de ti marcar el estándar para las comunicaciones claras y abiertas en el trabajo. Una vez que hayas definido y comunicado este estándar, el equipo seguirá el ejemplo.

De vez en cuando, después de unos meses, vuelve a tomar nota de cómo se sienten todos acerca de las comunicaciones del equipo. ¿Hay hábitos que hayan aflorado en los últimos meses y que quieras desterrar o incentivar? Analiza con regularidad cómo se comunica el equipo, en vez de “definir y olvidar” las prácticas del grupo. Puede ser muy útil para aplicar métodos de comunicación conscientes y deliberados.

En conclusión, ten en cuenta un poco todo lo que te expongo. Lo ideal es que haya una mezcla de todos los factores importantes para que la comunicación fluya dentro del equipo y que esto fomente la consecución de los objetivos definidos.

Espero que te haya servido.

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Estefanía.

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